TERMINOS BASICOS

El Balance General 

Es el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Es el estado financiero más importante para revisar la situación financiera de una empresa. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). 

 Estado de Ganancias y Pérdidas

Según Flores (2008) "el estado de ganancias y pérdidas es aquel que suministra información acerca del desempeño pasado de una entidad donde su propósito es medir los resultados de las operaciones de la entidad durante un periodo o tiempo específico" (p.171); así mismo Franco (2004) expresa que " un estado de ganancias y pérdidas efectivamente elaborado debe proporciona información importante relativa a la estructura de ingresos y gastos de la empresa (…)" (p.60). Por otra parte Guajardo (2001), indica que "el estado de ganancias y pérdidas o estado de resultados es el principal medio para medir la rentabilidad de la empresa atreves de un periodo, ya sea de un mes tres meses o un año".

El Estado de Ganancias y Pérdidas conocido también como Estado de Resultados, Estado de Ingresos y Gastos, es un informe financiero que muestra la rentabilidad de una empresa durante un período determinado; es decir, las ganancias y/o pérdidas que la empresa obtuvo o espera tener, por ello este es un estado financiero netamente económico y de carácter dinámico elaborado al cierre del ejercicio contable, generalmente realizado cada año.

Cuentas nominales

Las cuentas nominales son cuentas temporales utilizadas en el proceso de la contabilidad. Estas cuentas son usadas para monitorear cantidades en un período de tiempo y cuando éste ha terminado, dichas cuentas vuelven a tener un balance igual a cero. La contabilidad está compuesta de distintos tipos de cuentas y una compañía utiliza estas cuentas para mantener un seguimiento de sus transacciones financieras.

Patrimonio

Podemos definir el patrimonio como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene una persona o empresa.

Los Bienes son los elementos materiales e inmateriales con que cuenta la empresa. Por ejemplo, la maquinaria, el dinero que tenga en caja, las existencias de productos o los locales que posea.

Los Derechos permiten a la empresa ejercer una facultad. Por ejemplo, son derechos, los préstamos que tenga concedidos, o las cantidades adeudadas por sus clientes.

Las Obligaciones, por el contrario, representan responsabilidades a las que debe hacer frente la empresa. Son ejemplos de obligaciones las deudas que tenga contraídas la empresa con los bancos, con sus trabajadores o con la Administración.

Denominaremos Patrimonio Neto de la empresa o Neto Patrimonial al resultado de practicar la siguiente operación:

Patrimonio Neto = Bienes + Derechos - Obligaciones.

Cuenta real

Son aquellas de naturaleza tangible o palpable están representadas por los activos, pasivo y capital. Estas cuentas se registran en el balance general.

Pasivo

El pasivo consiste en las deudas que la empresa posee, recogidas en el balance de situación, comprende las obligaciones actuales de la compañía que tienen origen en transacciones financieras pasadas

Cargos diferidos
Los cargos diferidos son desembolsos o pagos efectuados por servicios ya recibidos, que beneficiarán a la empresa durante varios ejercicios económicos o durante toda la vida de la empresa.

 Activos fijos 

Son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fábrica monta sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de producción y venta de los productos. Un contra ejemplo sería una inmobiliaria: los edificios que la inmobiliaria compra para vender varían durante el ciclo de explotación y por tanto forma parte del activo circulante. Al mismo tiempo, las oficinas de la inmobiliaria son parte de su activo fijo.

Activo circulante

Un activo circulante es un bien o derecho líquido o que puede convertirse en líquido en menos de un año. 
Es decir, es el dinero que una empresa tiene más o menos disponible para usar en cualquier momento (el dinero que tiene en las cajas y bancos, las existencias, las deudas de los clientes...).

Catalogo de Cuentas

Catálogo de cuentas es una lista de cuentas ordenadas sistemáticamente y que tiene por finalidad controlar las operaciones de una entidad económica. Los objetivos e importancia del catálogo, pueden expresarse de la siguiente manera:

Es la base del sistema contable.
Es la base al unificar criterios, del registro uniforme de las transacciones         realizadas.
Es la base y guía en la elaboración de los estados financieros.

Sirve de guía en la elaboración de presupuestos.

Imprescindible si se cuenta con un sistema de cómputo.

Clasificación de las cuentas

Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su estructura

CLASIFICACIÓN POR SU FUNCIÓN:

a) Cuentas reales o de balance

b) Cuentas nominales o de resultado

c) Cuentas de orden

CLASIFICACIÓN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS

Cuentas principales o de mayor:

Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances.

Cuentas auxiliares:

Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales.

Contabilidad

La contabilidad es una disciplina que se encarga de estudiar, medir y analizar en forma teórico-científica la realidad económica, financiera, social y ambiental de una empresa u organización, con el fin de interpretar las situaciones económicas que se derivan de transacciones monetarias, facilitando la toma de decisiones encaminadas hacia el mejoramiento de la productividad, gestión de la empresa u organización, la responsabilidad con el impacto ambiental y el impacto de bienestar social en la comunidad de la que se beneficia la entidad económica en la obtención de utilidad - ganancia, presentando la información contable previamente registrada de manera sistemática según un modelo contable determinado, esta información es útil para los distintos grupos de interés que rodean la empresa u organización.

Libro diario

En él se registran todas las operaciones realizadas día a día mediante asientos. El asiento es la representación contable de un hecho económico que afecta a la asociación. El mecanismo de este libro se basa en que cualquier hecho contable tiene una contrapartida, por ej. Si se paga un sueldo esa cantidad se añade en la cuenta de gastos de personal y disminuye de la de caja o bancos en la misma cantidad.
El libro diario tiene las siguientes partes:

• La cuenta o cuentas en donde se anotan el debe y el haber.
• El importe del debe y del haber
• El número del asiento que debe ser correlativo
• La fecha en la que se ha producido el hecho
• Una pequeña explicación del hecho

Libro mayor 

Este libro nos informa de los movimientos de cada cuenta por orden cronológico a partir de las anotaciones realizadas en el libro diario. El desglose no viene por fecha como en el libro diario sino agrupado en cuentas (personal, subvenciones, bancos, ingresos, material, actividades (A, B, C,...), etc).
Después de hacer el asiento en el libro diario, se deberán anotar estas variaciones en las cuentas afectadas, poniendo la cantidad del debe del asiento en el debe de la cuenta afectada, y la cantidad del haber del asiento en el haber de la cuenta afectada.
El libro mayor de cada cuenta se dividirá en dos partes, debe y haber, y cada una de ellas tendrá los siguientes datos:

• fecha en que se ha producido
• nº de asiento correspondiente
• cuenta con la que se relaciona el asiento
• importe
• saldo (total de los importes acumulados)

Caja chica

Caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.

Deposito en transito

Un depósito en tránsito o DIT es el dinero que usted ha depositado en su cuenta bancaria, pero que no aparece todavía como recibidos o acreditados por el banco. Hay una serie de razones por las que un depósito en tránsito no puede aparecer todavía en un estado de cuenta bancario. Es importante tener estos diferentes motivos en mente cuando usted reclama el dinero del banco aún no se han registrado.

Efectivo en banco

Representa la existencia de los medios monetarios que posee la entidad y que se encuentran depositados en sus cuentas bancarias.

En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por concepto de los depósitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el proceso inversionista. 

Así mismo, se reflejan los egresos por los pagos efectuados a los proveedores, así como las extracciones para pago de nóminas, aportes, multas, liquidación de fondos. 

Cheques en Tránsito 

 Son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

Notas de Crédito

Son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

Notas de Débitos

Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa.

Cuentas por cobrar

las cuentas por cobrar es un concepto de contabilidad donde se registran los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa y para esto existen programas para llevar a cabo las operaciones.

Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado) derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.

Efectos por Cobrar
La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son las denominadas letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores.

Esto significara conocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.

Inversiones temporales

Las Inversiones Temporales son excedentes de efectivo que sobrepasan los requerimientos de operación de una entidad y son aplicados a la adquisición de valores negociables, de los no cotizables en Bolsa o a depósitos bancarios convertibles en efectivo en el corto Plazo, con el propósito de lograr un rendimiento hasta el momento en que estos Recursos sean demandados para cubrir las necesidades normales de la entidad.

Cuenta incobrable

Una cuenta suele ser incobrable después de 180 días, o seis meses, de pagos perdidos. Luego de ese período, la compañía considera el dinero que debes como una "pérdida". La compañía puede reclamar su dinero como una pérdida en su declaración de impuestos, de acuerdo con Bankrate.

Prepagados o pagados por adelantado

Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas las cuentas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos.

Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, van colocados en el Balance General en el Activo Circulante, Cargos Diferidos a Corto Plazo.

Inventario de mercancía

El inventario de mercancía de una empresa es una cuenta que muestra el monto total que la compañía pagó por productos que aún tiene que vender a los clientes. Aunque una empresa reporta esta cantidad en su balance, también utiliza la cantidad para calcular el costo de la mercancía vendida en su declaración de ingresos. Puedes calcular el inventario de mercancías utilizando elementos que figuran en la declaración de ingresos de una empresa, y puede calcularse para diferentes períodos de tiempo para medir la gestión del inventario de la empresa. Un balance de inventario que crece de forma desproporcionada más que las ventas, puede sugerir problemas para vender los productos.

Inversiones permanentes

 Las inversiones permanentes son aquellos fondos invertidos con la finalidad de mantener tal inversión en el largo plazo. La intención es que el capital invertido en tales activos exceda el plazo de 1 año.
Una definición de inversiones permanentes en el ámbito empresarial, es que estas inversiones son aquellas efectuadas en títulos que representan el capital social de otras empresas y cuya intención es la de mantenerlas por un período indeterminado. Estas inversiones permanentes, pueden tener como objetivo el de ejercer algún tipo de control o influencia sobre otras empresas.

Propiedad, planta y equipo tangible

La propiedad, planta y equipo son los activos tangibles que posee una empresa para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, y se esperan usar durante más de un período económico.

La Norma Internacional de Contabilidad 16, establece el tratamiento para la contabilización de la Propiedad, Planta y Equipo. Este tratamiento sirve para que los usuarios de los Estados Financieros, puedan conocer la inversión que se ha hecho, así como los cambios que se han presentado por deterioro, obsolescencia, desapropiación o por un intercambio de la Propiedad Plata y Equipo.

Pasivo a corto plazo

Se denominan Pasivos a corto plazo a las obligaciones de pago (dividendos diferidos, crédito comercial, los impuestos pendientes de pago, prestamos a devolver en el corto plazo) surgidos en el curso normal de un negocio y de vencimiento inferior a un año.

También se le llama pasivo circulante o corriente y se representan en el Balance de Situación dentro de los Estados Financieros

Otros activos

Estos son todos esos activos que no han sido clasificados en las otras cuentas de activos como por ejemplo:

·                     Gastos pagados por anticipado.

·                     cargos diferidos.

·                     activos intangibles-

·                     bienes diversos.

·                     operaciones pendientes de imputación.

·                     cuentas reciprocas internas. 

·                     entre otros.

Como bien saben los activos se clasifican de acuerdo a su realización ósea el que se pueda convertir más fácilmente en dinero de tal manera que estos otros activos que su plazo realizable supera el año se determinan como activos no corrientes.

Pasivo a largo plazo

Se denominan Pasivos a largo plazo a las obligaciones de pago que tiene una empresa cuya devolución será efectiva en un periodo superior a un año (bonos, préstamos, leasing, etc). Los Pasivos a largo plazo se representan en el Balance de Situación dentro de los Estados Financieros

Crédito diferido

Son los ingresos recibidos antes de que se entregue el valor total o parcial del servicio o bien, por el cual se recibe o habrá de recibirse dicho ingreso. Los más comunes son:

•         Suscripciones cobradas por anticipado

•         Alquileres cobrados por anticipado

•         Intereses cobrados por anticipado.